ЗАКОРДОННІ ВІДРЯДЖЕННЯ
Університет постійно прагне вдосконалити свою роботу у сфері міжнародного співробітництва та дотримуватися всіх вимог законодавства України, що стосуються службових виїздів за кордон. Саме з цією метою було встановлено відповідний порядок оформлення закордонних відряджень
Запрошення або повідомлення можуть бути адресованими конкретній особі або керівництву університету. У таких листах необхідно чітко вказати мету та термін перебування за кордоном, а також зазначити джерело фінансування, якщо існує зовнішній спонсор.
Службове відрядження працівників та студентів університету за кордон, а також можливість продовження їх перебування за кордоном у робочий або навчальний час регулюються наступними положеннями:
Службове відрядження за кордон здійснюється в межах строку трудового договору (контракту) працівника, якого направляють за кордон.
Направлення за кордон осіб, які навчаються в університеті, здійснюється в межах терміну їх навчання в університеті.
Усі фінансові витрати, пов’язані зі службовим відрядженням або направленням за кордон, здійснюються за рахунок сторони, що приймає; різних державних, міжнародних і приватних фондів та інших джерел згідно чинного законодавства України.
Координує порядок оформлення відрядження за кордон працівників та студентів університету Центр міжнародної співпраці та освіти.
Перелік документів, необхідних працівнику НУВГП для оформлення службового відрядження за кордон
Формується
- завідувачем кафедри або керівником структурного підрозділу в шаблоні «Службова записка» в «IDoc»
Розгляд
- на ім'я начальника загального відділу
2. Заповнити шаблон «Завдання-обґрунтування на відрядження»
3. У системі «IDoc» натиснути «Додати завдання» в полі «Зміст завдання» і вставити таблицю «Завдання-обґрунтування на відрядження»
4. Виконавцем завдання вносити осіб, які відбувають у відрядження, контролюючим – провідного фахівця з інформаційного та протокольно-візового забезпечення Центру МСО
5. Зазначити форму звіту – «документ», «термін виконання» – 5 днів після закінчення терміну відрядження
Погодження
- головним бухгалтером
- директором Навчально-наукового інституту (керівником структурного підрозділу)
- провідним фахівцем інформаційного та протокольно-візового забезпечення Центру МСО
- директором Центру міжнародного співробітництва та освіти
Підписання
- проректором з наукової роботи та міжнародних зв’язків
6. На підставі поданих документів начальник загального відділу готує наказ на відрядження за кордон в системi «IDoc»
7. «Звіт про результати відрядження за кордон» подати в 5-денний термін після повернення
Формується
- особою, яка повернулася з відрядження, в шаблоні «Службова записка» в системі «IDoc»
7.1. Назва документа «Звіт про результати відрядження за кордон»
7.2. Шаблон звіту вставити і заповнити
Розгляд
- на ім’я фахівця інформаційного та протокольно-візового забезпечення Центру МСО
Погодження
- безпосереднім керівництвом особи, направленої у відрядження
Підписання
- проректором з наукової роботи та міжнародних зв’язків
ОБОВ’ЯЗКОВО для завершення звіту в системі «IDoc»:
1. Відкрити службову записку «Звіт»
2. Скопіювати номер (№) службової записки (наприклад 70-3630360, знаходиться зверху посередині)
3. Натиснути на другу іконку в «IDoc»
4. Обрати пункт «Мене контролюють», підпункт «Відкриті»
5. Обрати «Написати звіт», після чого відкриється форма звіту (текст писати НЕ потрібно)
6. Вставити внизу номер (№) службової записки «Звіт» там, де номер (№) документа
7. Натиснути «Виконано»
Перелік документів, необхідних студенту НУВГП для оформлення поїздки за кордон
Формується
- завідувачем кафедри за спеціальністю в шаблоні «Службова записка» в системі «IDoc» на основі
1) заяви на ім'я ректора
2) витягу засідання кафедри щодо відрядження за кордон
3) оригіналу запрошення на навчання або проходження практики
4) копії навчальної картки студента (студентського квитка)
Розгляд
- на ім'я директора навчально-наукового інституту
Погодження
- головним бухгалтером
- директором Центру МСО
Підписання
- проректором з наукової роботи та міжнародних зв’язків
2. Заповнити шаблон «Завдання-обґрунтування на відрядження»
3. У системі «IDoc» натиснути «Додати завдання» і в полі «Зміст завдання» вставити текст «Завдання-обґрунтування на відрядження»
4. На підставі поданих документів директор навчально-наукового інституту готує наказ на направлення за кордон в системі «IDoc»
5. Звіт про результати відрядження у письмовому вигляді в 5-денний термін після повернення подається в Центр міжнародного співробітництва та освіти
Перелік документів, необхідних аспіранту НУВГП для направлення за кордон
Формується
- аспірантом або його науковим керівником у шаблоні «Службова записка» в систем «IDoc» на основі
1) заяви на ім'я ректора
2) витягу засідання кафедри щодо відрядження за кордон
3) оригіналу запрошення на навчання або проходження практики
Розгляд
- на ім'я завідувача аспірантури
Погодження
- науковий керівник
- головний бухгалтер
- директор Центрy МСО
Підписання
- проректором з наукової роботи та міжнародних зв’язків
2. Заповнити шаблон «Завдання-обґрунтування на відрядження аспіранта за кордон»
3. У системі «IDoc» натиснути «Додати завдання» і в полі «Зміст завдання» вставити текст «Завдання-обґрунтування на відрядження»
4. На підставі поданих документів завідувач аспірантури готує наказ на направлення за кордон в системі «IDoc»
5. Звіт про результати відрядження аспіранта за кордон в письмовому вигляді в 5-денний термін після повернення подається в Центр міжнародного співробітництва та освіти.
