Після завершення навчання студент отримує диплом державного зразка. Для того, аби за кордоном документи про освіту були чинними, вони мають пройти консульську легалізацію або процедуру проставлення апостиля, якщо між країнами немає угоди про відміну або спрощення процедури їх легалізації.

Апостилювання - це один із правових режимів визнання юридичної чинності українських документів, які мають використовуватися за кордоном. Апостиль виник як альтернативна і універсальна процедура підтвердження чинності іноземних документів. На відміну від консульської легалізації, на апостилювання витрачається менше часу, а документи з апостилем можуть використовуватися в різних країнах, а не в одній.

Апостиль засвідчує достовірність підпису особи, яка підписала документ, а також автентичність печатки чи штампа, яким його скріплено.

Апостиль – це штамп розміром не менше 10х10 см, що проставляється або на документі, або на окремому спеціальному аркуші, який прошивається разом із документом. З 01.10.2011 р. МОН введено додатковий захист при оформленні апостиля. Тепер у правому верхньому кутку штампа апостиль повинен містити голографічне зображення розміром 13х25 мм, на якому відтворено Герб України і назву Міністерства.

В Україні повноваження на проставлення апостиля надані Міністерству освіти і науки України, Міністерству юстиції та Міністерству закордонних справ.

Міністерство освіти і науки України уповноважене ставити апостиль на офіційних документах, що стосуються сфери освіти і науки.

• Державне підприємство «Інформаційно-іміджевий центр» Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України виконує функції Національного інформаційного центру академічної мобільності (Постанова КМУ від 31.08.2011 р. № 924). Зокрема, до повноважень Центру входить перевірка автентичності документів про освіту, виданих навчальними закладами України та інших держав. Результатом позитивної перевірки є проставл Міністерством освіти і науки України штампа «апостиль» на освітніх документах, що підтверджує правомірність їх видачі для компетентних органів з питань визнання в інших країнах. «Інформаційно-іміджевий центр» не лише готує документи, що подаються для прийняття Міністерством рішення щодо проставлення штампа «апостиль», він працює за принципом «єдиного вікна», щоб забезпечити максимальну зручність при зверненні до Міністерства по апостиль.

• Міністерство юстиції України проставляє апостиль на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України.

• Міністерство закордонних справ України – на всіх інших видах документів.

Документи, на які проставляється апостиль МОН України

Міністерство освіти і науки України проставляє апостиль на документах про освіту або вчені ступені, видані навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями. Такими документами є атестати, дипломи і додатки до них, довідки і навчальні плани, сертифікати і посвідчення про підвищення кваліфікації, дипломи і сертифікати про присвоєння вчених звань тощо. Документи повинні відповідати державному зразку, прийнятому на території України на час видачі документа. Апостиль проставляється тільки на оригіналах документів про освіту. Копії для проставлення апостиля не приймаються. Крім того, документ не буде прийнятий для роботи у випадку, якщо:

• документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Гаазької конвенції або є учасницею конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до статті 12 конвенції;
• текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження;
• документ написаний чи підписаний олівцем, отриманий через засоби факсимільного зв’язку;
• у документі є незастережні виправлення або дописки;
• документ, а саме: архівна довідка, навчальний план, довідка не містить підпису ректора або проректора та не завірений гербовою печаткою;
• якщо МОН України не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та/або штампів, щоб підтвердити факт видачі документа про освіту;
• якщо підпис на документі не відповідає зазначеним посаді, прізвищу, імені, по батькові керівника освітнього закладу чи установи.

Перелік країн, що визнають апостиль

Апостиль проставляється на українських документах, які мають використовуватися на території країн, що підписали конвенцію, котра скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (Гаазьку конвенцію). Перелік країн-учасниць наведений нижче.

Перелік країн-учасниць конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів 1961 року (апостиль)

Країни, для яких проставляти апостиль на документах не потрібно

1) Якщо документи готуються для країни, яка не приєдналась до Гаазької конвенції і її немає у переліку країн-учасниць, потрібно подати документи на процедуру консульської легалізації. Для цього необхідно звернутися до відділу апостиля та витребування Департаменту консульської служби МЗС України:         

01018, м. Київ, вул. Велика Житомирська, 2, тел.: +380 44 238 16 69.

2) Якщо документи готуються для пред’явлення в країні, яка підписала Гаазьку конвенцію, але між нашими країнами підписано угоду про відміну або спрощення процедури легалізації документів, апостиль не потрібний. Якщо ж іноземна установа все ж таки вимагає документи з апостилем, Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України не відмовить у його проставленні. До таких країн належить більшість країн – колишніх республік СРСР, а також деякі інші країни. У переліку країн-учасниць такі країни позначені зірочкою – "*". В цих країнах українські документи мають прийняти без засвідчення апостилем.

Вартість і терміни

1) Кожний документ, на якому має бути проставлений штамп апостиля, вважається окремим документом.

2) Обов’язковий платіж за регулярну обробку кожного документа: держмито та вартість обробки документа.

3) Держмито за кожний документ сплачується окремо.

4) Сплата квитанцій (держмито, послуги з термінової обробки документів та інші) здійснюється одразу після подачі документів.

5) Вартість кур’єрської (поштової) пересилки Україною сплачується власником документів.

• вартість обробки документів і держмито додаються до вартості дистанційної подачі.
• терміни отримання апостиля не включають час пересилання.